Ein Einmann-Betrieb suchte nach einer Lösung, die seinen spezifischen Leistungen und Diensten entspricht. Alle zuvor evaluierten Lösungen waren für Ihn zu umfangreich und sehr komplex in der Bedienung. Natürlich konnte er sich mit einer Demoversion auseinandersetzen, jedoch erschien es Ihm – als sein einziger Mitarbeiter – kaum sinnvoll, die Arbeiten in Tasks aufzuspalten, auf Teammitglieder zu verteilen und nach jedem Arbeitsschritt wieder zu “rapportieren”. Diese Vorgabe habe ich natürlich gut verstanden, denn immer wieder stelle ich fest, dass fertige Lösungen für grössere Unternehmungen geschaffen sind, die vielleicht 10 Mitarbeiter beschäftigen. Dann macht allenfalls so eine Lösung sicher Sinn, jedoch als Einzelfirma sicher nicht.

Wir legten an einer Morgensitzung die Rahmenbedingungen fest, bestimmten die Funktionalität in den Grundzügen und ich informierte mich über Seine bislang gewohnte Arbeitsweise. Bei der Realisierung der Lösung habe ich Schritt für Schritt die Funktionalitäten und Bereiche der relationalen Datenbanken erstellt und anschliessend bereits in frühem Entwicklungsstadium dem Kunden zum Testen gegeben. So bekam ich Feedback über die korrekte Umsetzung seiner Arbeitsweise und andererseits kamen neue Wünsche auf. Das ist ja das Schöne an einer individuellen Lösung: Wünsche fliessen bereits im Entstehungsprozess mit ein und lassen so eine optimale Gesamtlösung entstehen. In der Schlussphase wurden noch Briefschaft-Layouts, Logos und weitere Gestaltungselemente eingebaut. Der Kunde installierte die Module selbst, löschte die Probeinhalte und begann damit zu arbeiten. Er brauchte keine Schulung, da er zuvor alle Komponenten getestet hatte und die gesamte Applikation ja quasi mit entwickelt hat.

Kennen Sie das, eine Waschmaschine ist defekt und muss repariert werden. Der Handwerker kommt zu Ihnen und prüft das defekte Teil auf Herz und Nieren. Doch irgendwie scheint der Fehler tiefer im System zu stecken. Er beschliesst, die Waschmaschine mitzunehmen. Später bringt er das Teil in repariertem Zustand wieder zurück, installiert und informiert über das bestandene Problem und die Lösung.

Früher wurden nun Formulare mit Durchschlag ausgefüllt und dann dem Kunden zur Unterzeichnung gegeben. Schliesslich soll die anschliessende Rechnung ja korrekt sein, nichts vergessen werden.

So in der Art war die Situation, mit der mein Kunde mit seinem Anliegen für eine zukunftsweisende Lösung zu mir kam. Er wusste genau, was für Angaben vorhanden sein mussten – also die Definition der Datenbankfelder, wie das im Fachjargon so heisst. Auch ärgerte er sich, dass einige seiner Mitarbeiter die bestehenden Formulare mit einer schier unlesbaren Schrift ausfüllen würden, was dann im Büro immer wieder zu nervigen Rückfragen führe. Genau das ist es – Zeit und Geld sparen und Dinge 1x in die Hand nehmen. Ich sagte zu Ihm; Sie werden begeistert sein von meiner Lösung.

Und nun ging es los mit dem Konzept und der Datenbank-Entwicklung. Bereits nach wenigen Tagen konnte ich dem Kunden eine erste Version auf sein iPad laden, damit er diese mal praktisch durchspielen könne.

Sicher, es war ein “Einarbeiten” mit dem neuen App erforderlich. Kein Gekritzel mehr mit dem Kugelschreiber, sondern Eingaben mit der Tastatur. Und der Umgang mit dem Stift zur Unterschrift seitens des Kunden war sicher auch etwas gewöhnungsbedürftig. Jedoch kennen wir das ja von Post, DHL usw. Neu war auch die finale Dokumentation des Serviceprodukts mit Fotos, die in die Datenbank eingefügt wurden.

Im Zuge dieser Lösung habe ich mit Ankreuzfelder die erforderlichen Texteingaben auf ein Minium reduziert. Die Darstellung wurde ganz nach dem Umgang angepasst, übersichtlich strukturiert.

Der Handwerksbetrieb synchronisiert nun jeden Abend die Service-iPads und so fliessen sämtliche Aufträge direkt in die zentrale Datenbank zur anschliessenden Rechnungsstellung ein.

Bei verschiedenen Wintergärten werden auch verschiedene Verschleissteile oder Ergänzungsteile benötigt. Der Hersteller wollte ein möglichst effizientes und aktuelles Ersatzteillager und die entsprechende Verwaltung dazu. Etwa 500 verschiedene Ersatzteile wurden in einer Art Ersatzteilkatalog erfasst. Vom Foto über den 4-sprachigen Beschrieb bis hin zur dazu untergeordneten Einzelteil-Liste. Mit dieser Liste wurde beim Hersteller das Material für komplexere Teile geordert. Der Ersatzteil-Katalog – das Herzstück der FileMaker Datenbank – beinhaltete auch die Preisbildung für Herstellung, Zusammenbau, bis hin zum Endverkaufspreis in 3 verschiedenen Landeswährungen. Mit einem zusätzlich erarbeiteten Modul, welches ein Katalog-Layout beinhaltete und über eine Datenaustausch-Schnittstelle verfügte, wurde es möglich, ein physischer Ersatzteil-Katalog mit sehr wenig Aufwand automatisch – quasi auf Knopfdruck – zu generieren. Der Katalog konnte direkt als HighEnd-PDF von der Druckerei gedruckt werden. Ein Web-optimiertes PDF wurde dann für den Versand per e-Mail und die Bereitstellung auf der Website verwendet.

Ein kleines Messebauunternehmen, das zwar kein eigenes Montagematerial verbaut, jedoch mit einem Standbau-Team für verschiedene Messebau-Unternehmen die Montagen vor Ort vornimmt, musste eine Lösung finden, die Monteure mit ihren Werkzeugen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben. Zum einen bestand die Erarbeitung einer Filemaker-Lösung darin, das Personal, die Kunden, die Zeitfenster für den Aufbau wie auch den Abbau sowie die zur Verfügung stehenden Ressourcen von Werkzeug und Montagefahrzeugen – fahrbare Werkstätten – zu managen. Zum Anderen war das ganze Rapportsystem, die Administration und Rechnungsstellung, wie auch die Verfügbarkeit von Werkzeug und Ersatzmaterial zu integrieren. In mehreren Arbeitssitzungen wurden die dazu notwendigen Module definiert und Schritt für Schritt umgesetzt. Als Basis dienten vor allem bestehende schriftliche Unterlagen wie Rapporte, Kundenblätter usw. Laufend wurden so die neuen Module miteinander verknüpft und vom Messebauunternehmen „in Betrieb“ genommen. Nach und nach wurden mit der neuen Lösung die alten Formulare und der „mühsame Zettelkrieg“ reduziert und letztendlich eliminiert. Der bisherige Betrieb wurde zunehmend entlastet und vor allem gingen keine wertvollen Informationen mehr verloren – beispielsweise durch verloren gegangene Rapporte. Eine Effizienz-Steigerung, geringerer administrativer Aufwand wie auch ein zeitsparendes Rapportsystem, dass durch seine Einfachheit von den Monteuren problemlos bedient werden konnte. Gewisse Kleinanpassungen konnte das Messebauunternehmen-Unternehmen sogar selbst ausführen.

Ein ebenfalls kleines Agentur-Unternehmen managt für diverse Kunden die Inserate, PR-Artikel sowie teilweise Fachartikel. Die Inserate-Administration wurde zusehends unübersichtlich, also entschied sich der Inhaber für eine integrierte Lösung, genau nach seiner Arbeitsweise, die Ihn einerseits von dieser Arbeit entlastet und andererseits die Übersichtlichkeit der laufenden Aufträge verbessert.

Bereits nach einer Arbeitsbesprechung war mir die Arbeitsweise klar und das Bedürfnis geklärt – ist ja meine Tätigkeit in einigen Teilaspekten vergleichbar.

Verschiedene Module wurden erarbeitet und sogleich aktiv getestet. Während des live-Einsatzes wurden noch einige Kleinigkeiten hinzugefügt und das Screen-Design verbessert bzw. angepasst. Verschiedene Layouts bieten nun dem Unternehmer klare und übersichtliche Aufstellungen über die laufenden Aufträge. Inserateaufträge sind mit wenigen Klicks erfasst, auf Klick disponiert und bereitgestellte High-End PDF-Druckdaten mit fixfertigem Downloadlink automatisch bereitgestellt. Ausgelöste Fremdrechnungskontrollen schliessen den Auftrags-Status automatisch ab.

Ein Musikverein mit ca 100 Mitgliedern suchte nach einer ganz einfachen Lösung für eine Vereinsbuchhaltung. In meinem Erstgespräch stellte sich heraus, dass es nicht nur um Einnahmen und Ausgaben ging. Schnell kamen Informationen auf den Tisch wie Spendengelder verdanken, Vereinsanlässe personell mit Einsatzplänen organisieren und vielem mehr.

Dass die junge Dame, die nun dieses Amt für den Verein übernommen hat, mit dieser Vielfalt an Anforderungen auf dem Markt der Standardsoftware nicht fündig wurde, lag für mich auf der Hand.

In mehreren kompakten Abendbesprechungen wurde Schritt für Schritt definiert, was die Lösung alles können muss und wo die Prioritäten der Verfügbarkeit liegen.

Nach ein paar Testläufen war die Basis funktionsfähig. Schritt für Schritt wurden nun meinerseits die weiteren Module erstellt und mit den damit zusammenhängenden Datenbanken verknüpft.

Obwohl es ja das erste Mal war, dass diese junge Dame, die sich zwar mit Buchhaltung auskennt, von nun an jedoch Vereinsanlässe organisieren und weitere administrative Aufgaben für den Verein zu erledigen hat, gelang die Eingewöhnung in das neue Tool rasch. Die Strukturierung mit einem klaren, übersichtlichen Aufbau und Screendesign war mitverantwortlich, dass die Einarbeitungszeit so wenig Zeit in Anspruch genommen hat. Und zuguter letzt sich die junge Dame Ihrem ebenso wichtigen und erfüllenden Hobby – der Musik – widmen konnte.